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Del formato presencial al online: Cómo uno de los congresos más grandes de desarrollo de software lo hizo y triunfó

Alexis

Alexis Meyners 
Entrevista con Sarah Bovagnet  

 

GOTO Conferences organiza conferencias para desarrolladores de software desde 1997. Originaria de Suiza a través de su matriz Trifork, realiza una media de encuentros internacionales de varios días de duración, 100 masterclass de una jornada  75 quedadas gratuitas para la comunidad de desarrollo con más de 8.000 asistentes en todo el mundo. En los 23 años desde su creación, GOTO ha organizado eventos en Dinamarca, Suecia, Reino Unido, los Países Bajos, Alemania, Canadá, EEUU y España. 

 

Desde All Around Digital llevamos tiempo trabajandmano a mano con GOTO Conferences en la creación de campañas digitales para impulsar la venta de entradas. Hemos charlado con Sarah Bovagnetsu directora de Marketingpara recoger sus impresiones sobre el cambio sísmico que GOTO ha acometido este año debido a la pandemia, pivotando desde un evento presencial a una conferencia online. 

Sarah Bovagnet, jefa de Marketing en GOTO Conferences.

Sarah Bovagnet, jefa de Marketing en GOTO Conferences.

Sarah, la Conferencia GOTOChicago normalmente es un evento offline y presencial, una oportunidad excelente para conocer a los keynote expertos y hacer networking con otros profesionales de software. La conferencia esta primavera fue la primera vez que GOTO cambió de un evento presencial uno virtual. ¿Cuál fue el reto más grande de la transición a un formato 100% online?  

SB: Nuestras conferencias se basan en la comunidad, dan la sensación de unas vacaciones con los amigos para muchos de nuestros asistentes. Estábamos realmente preocupados, ¿cómo podríamos trasladar este evento al ámbito online y a la vez mantener el sello de calidad y el calor humano de nuestras conferencias tradicionales? Me refiero al networking, las charlas informales con los presentadores, los aperitivos pos-keynote, los juegos, todo online.  

¿Cómo lo consiguió GOTO? ¿Qué pasos siguió tu equipo para asegurar que un evento que dura varios días online transmite las mismas buenas sensaciones que una conferencia “normal”? 

SB: Evaluamos cada aspecto de la configuración tradicional de un evento para entender qué podríamos replicar o modificar, como por ejemplo conversaciones informales que pasan entre asistentes, comidas de catering, sesiones happy hour o sorteos. También estudiamos los aspectos que nadie iba a echar de menos: las colas largas o las necesidades de organizar viajes y hotel. Finalmente, miramos oportunidades de innovación, como realizar docenas de sesiones “Ask MAnything” (pregúntame lo que sea) con nuestros presentadores y expertos. ¡Incluso una visita guiada de un laboratorio de computación cuántica! 
 

Hicimos investigación, brainstorming y trabajamos de la mano con los presentadores del evento para dar forma y personalidad a la experiencia. Determinamos que había unos elementos clave que iban a convertir la experiencia en algo especial: sesiones diarias “Meet the Speaker” (conoce al presentador), obsequios para los asistentes que mandamos por correo físico, reuniones íntimas e informales durante todo el congreso, beneficios y regalos extraordinarios de nuestros socios, varias maneras de reproducir el “hallway track” (discusiones auxiliares de pequeños grupos al margen de las charlas formales)  una serie de masterclass optimizadas para el aprendizaje online. Todo esto con el apoyo de herramientas accesibles y flexibles para conectar a todo el mundo: Zoom, Slack y un sitio web exclusivo para asistentes. 

¿Qué comentarios habéis recibido de los asistentes tras vuestra primera gran conferencia online? 

SB: Como dijo un asistente: “Llegué como un extraño y me marché con la sensación de haber estado en un campamento de verano, totalmente conectado y aprendiendo de tanta gente afín.” Realmente, este es el sentimiento postconferencia que queremos que todo el mundo tenga. El 75% de los encuestados dijo que el evento GOTOChicago sobrepasó sus expectativas y ¡nuestras notas de satisfacción y net promoter eran iguales o superiores a los últimos años de conferencias presenciales! Tanto asistentes como presentadores nos transmitieron comentarios positivos de apoyo o de gracias durante y después del evento. 

¿Vais a seguir organizando eventos online¿Qué pasa una vez que la pandemia disminuya?  

SB: Francamente, aprendimos tanto de esta experiencia y tenemos unas ganas enormes de repetir. Desde GOTOChicago, hemos podido expandir nuestra comunidad de manera importante con quedadas semanales abiertas a cualquier rincón del planeta; ha sido muy especial. Ahora tenemos otraconferencia onlinepara nuestra comunidad europea que será parecida a la de Chicago. Una vez que la pandemia disminuya, esperamos unir todas nuestras conferencias presenciales futuras con un formato paralelo online: esto nos ayudará a asegurar que todos nuestros eventos sean accesibles a personas que por distancia u otras razones no podrían asistir normalmente 

¿Qué consejo darías a alguien encargado del marketing de un evento online?  

SB:  Por lo general, los eventos online no suscitan tanto interés como los presenciales. Por tanto, es crucial comunicar cómo tu evento superará las típicas experiencias virtuales. Habla claramente de los formatos específicos que tu evento online tendrá, qué beneficios tangibles experimentarán los asistentes, cómo la entidad organizador asegurará que los asistentes tendrán oportunidades reales y significativas de interactuar con los presentadores, el contenido y otros asistentes.  

Hay muchas empresas que normalmente tiran de eventos presenciales para  elevar su perfil¿Qué pueden hacer durante este tiempo de distanciamiento social?   

SB: Una cosa que la pandemia nos ha impulsado a hacer edesarrollar una estrategia robusta para YouTube. Capturar más visualizaciones, engagement y suscritores en nuestro canal es clave para dar a conocer a nuestra actividad y ayudar a la comunidad de desarrolladores de software con contenido de alta calidad. 

GOTO tiene que llegar a una audiencia muy específica y muy experta enYouTubeasí que probamos una variedad de estrategias de segmentación de usuarios para las campañas de video con la ayuda de All Around Digital—empleamos solo los videos más relevantes para cada segmento de usuarios, invitándoles a suscribirse al canal. Nuestros esfuerzos de optimización se enfocaban en la rotación continua de videos basada en perfiles de audiencia y métricas de campaña. Las visualizaciones en nuestro canal han aumentado un 130% y el número interanual de suscritores nuevos ha doblado, gracias a esta estrategia.  

Mediante la optimización constante de vídeos y audiencias, hemos podido bajar nuestro coste por suscritor un 60%. Esto significa que estamos creando conocimiento adicional de la marca y de nuestro contenido educacional, en un contexto presupuestario en el cual no estamos haciendo eventos presenciales actualmente pero sí tenemos que mantenernos activos y comprometidos con la comunidad de desarrolladores de software.  

¿Cuál será tu próximo evento? 

SB: GOTOpiaEurope 2020 será la próxima conferencia online. Hemos recogido todo lo que hemos aprendido de GOTO Chicago para asegurar que este evento online dirigido a nuestra audiencia europea sea realmente especial. 

¿Piensas que algunos de estos cambios se quedarán para siempre? 

SB:  Desde luegoHemos trabajado para hacer los eventos online lo más accesibles posible—cerrando la brecha entre presentadores y asistentes. Al final hemos dado con una fórmula que brinda sesiones cautivadoras y memorables formatos Q&A que realmente acercan los asistentes a los presentadores. Y eso es algo que se quedará, tanto offline como online.  

Muchas gracias, Sarah. ¡Volveremos a hablar contigo para ver cómo te fue GOTOpiaEurope 2020! 

Sarah Bovagnet es Directora de Marketing de GOTO Conferences. Si quieres saber cómo puedes seguir conectando con clientes y usuarios online en tiempos de distanciamiento social, contacta con All Around Digital.